Melhor gestão do tempo para melhores resultados

Por Danilo Lang

Já aconteceu com você de se pegar na quinta-feira, perceber que falta 1 dia para a semana acabar e ainda não fez metade do que tinha planejado? 

Mas a pergunta que fica é: você realmente planejou a semana ou jogou um monte de tarefas aleatórias como desejo de terminar a semana com a lista realizada? 

O problema pode não estar na atividade em si, mas em como entendemos essa grande lista de tarefas e nos organizamos para sua execução com excelência. 

E se eu te falar que temos cerca de 10 semanas para o final de ano? Parece que a lista de afazeres só aumenta e não daremos mais conta! Primeiro, respira. Você precisa passar confiança para o seu time também executar o que precisa ser feito e poderem bater a meta! 

Mas se você é do time do “fazejamento”, ou seja, fazemos sem planejar pois sempre deu certo assim, lembre-se que tem um custo: emocional, físico e mental para você e sua equipe com sempre altos e baixos e apagando incêndios. 

Em todos esses anos, atuando em empresas e projetos, tenho notado que um dos maiores problemas na gestão é a falta de organização e planejamento de tempo, tão simples, mas crucial para uma operação e performar bem. A falta de gestão do tempo impacta diretamente a qualidade das entregas e a qualidade de vida das pessoas envolvidas no projeto. 

Confira 3 técnicas que poderão ajudar a melhorar a sua gestão do tempo: 

1. Saiba dizer “não”:

É difícil falar "não''. Mas também é difícil falar sim para tudo. Quem fala sim para tudo vira amigo(a) de todas as pessoas, está sempre

disponível e é a pessoa mais querida da empresa. Mas, é tão bom assim falar sim para tudo? Você de fato está valorizando o seu tempo? 

Em muitos casos o medo de falar “não” vem de um preconceito de rejeição, não ser bem quisto entre colegas e parecer uma pessoa fechada. 

O lado oposto também nos mostra que falar “não” aumenta o valor do “sim”, mostra que você tem decisões pensadas e é uma pessoa planejada e organizada. 

Busque o equilíbrio, você não precisa dar um não seco e ríspido. Em vez  do “não”, você pode falar: 

- Podemos conversar em 20 minutos?; 

- Tem mais alguma pessoa que pode te ajudar?; 

- Estou ocupado(a), assim que acabar conversamos; 

- Falamos às 17h, tudo bem?; 

- Verei a minha agenda e combinamos. 

Note que você disse “não” de uma maneira leve e mostrou para a outra pessoa que seu tempo tem valor, sim! 

2. Urgente vs Importante:

Provavelmente você já ouviu falar nisso. A grande questão é que quando tudo vira urgente é necessário rever as tarefas e operações e entender os gargalos. Se tudo é urgente, algo há de errado. Faça uma lista e escreva tudo o que precisa ser feito, depois, categorize entre o que é urgente e importante. “Urgente” é o telhado quebrado e uma tempestade começando, “Importante” é você trocar a maçaneta da porta para ficar mais bonita. Entendeu a proposta? Comece a identificar a categorização de cada tarefa e a origem dessa categorização, dessa maneira, será possível compreender o que alterar na organização para uma melhor distribuição de atividades, prazos e processos. 

3. Regra dos 2 minutos:

Todo mundo tem muita coisa para fazer, mas sempre temos aquelas tarefas que levam até 2 minutos. Se for o caso, faça agora. Leva apenas 2 minutos, por que deixar para depois e acumular horas que poderiam ser eliminadas ao longo da semana? 

Para finalizar, você conhece a Lei de Parkinson? Ela diz que o trabalho se estende de acordo com o tempo estipulado. Ou seja, se você falar que fará a proposta para o cliente até o final da semana, possivelmente será entregue na sexta-feira à tarde. Agora, se falar que será feita até quarta-feira, possivelmente também será entregue na quarta-feira. Aqui, é preciso  garantir o bom senso e entender o quanto estamos pressionando nossas equipes e o quanto os prazos são desafiadores, mas atingíveis. Entenda o tempo de execução de cada tarefa e defina uma linha do tempo de projeto objetiva, sem se estender muito, afinal, imagino que existam  outras tarefas na fila. 

Rodar um negócio no setor da cannabis não é fácil, ainda mais quando você atua de maneira independente, se este for o seu caso. Assim sendo, é fundamental se organizar para oferecer o melhor serviço aos seus clientes e equipes. 

Com o passar do tempo, você verá que essa cultura de organização e planejamento começará a se disseminar na sua empresa, e, consequentemente, terão melhores resultados e um aumento no índice de produtividade do time canábico. 

Espero ter contribuído para os seus resultados e performance da sua operação dentro do setor da cannabis!

As opiniões veiculadas nesse artigo são pessoais e não correspondem, necessariamente, à posição do Sechat.

Sobre o autor:

Danilo Lang é empreendedor, formado em Marketing, com especializações em gestão de negócios e liderança, atuando no ecossistema digital desde 2001 e estudando o mercado da cannabis desde 2014. Além disso, Danilo é criador da plataforma Cannabis Empregos que oferece oportunidades de trabalho na área canábica no país.